Lediga jobb som Personaladministratör/Personalassistent i Kalix

Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar med komplex psykosocial problematik och för vuxna med missbruk. SiS verkställer även sluten ungdomsvård. Det gör vi på ungdomshem och hem för vuxna med missbruk, över hela landet. Hos oss på SiS blir ditt arbetsliv en spännande utmaning. Oavsett var i vår organisation du arbetar, eller vilken tjänst du har, hjälper du till att skapa livsviktig förändring.

SiS ungdomshem Johannisberg har verksamhet i Kalix och i Boden (enhet Sävastgården).


Arbetsbeskrivning
Vill du jobba i en nyckelfunktion och vara med och bidra till att vår verksamhet fungerar från dag till dag? Sök jobbet som HR-administratör på SiS! 

Som HR-administratör har du ansvar för all typ av administration kopplat till HR, till exempel administration vid anställningar, hantering av löner, arkiv, diarie och personalakter. Du behöver vara kunning inom lagar och regelverk för lönehantering och arbetstidsavtal. En del av ditt arbete är även att ta fram personaladministrativa underlag, sammanställa och presentera HR- kontroller för att säkerställa att korrekta löner betalas ut.   

Vi arbetar i systemen Primula och Besched och erfarenhet av arbete i dessa system är meriterande. Vi har Statens Servicecenter som betalar ut löner och du behöver kunna kommunicera med dem i alla förekommande frågor. 

I din roll är du vår bemanningsplanerares back-up. Det betyder att du bör kunna hantera att arbeta med bemanning och vikarieanskaffning, och ha en bra helhetsblick för detta. Du kommer även att tillsammans med bemanningsplanerare och enhetschefer att planera för bemanning långsiktigt, till exempel inför sommarsemestrar. I ditt arbete kommer därför en del rekrytering av vikarier att ingå.  

Vårt HR-team som består av administrativ chef, HR-generalister, bemanningsplanerare och ekonomiadministratör arbetar tätt ihop, och vi behöver kunna täcka upp för varandra i olika frågor. Som i alla administratörsroller är det svårt att presentera alla ingående arbetsuppgifter, vilket innebär att vi söker en flexibel person som gärna hugger i där det behövs för tillfället. Vi är en institution som har två verksamhetsorter, Kalix och Sävast, varför resor i tjänsten kan förekomma. 

Erfarenhet av ekonomihantering är meriterande då insitutionen har ett behov av att även ha en administratör som kan axla den rollen vid frånvaro.  

Kvalifikationer
För att trivas och lyckas i rollen som HR-administratör tror vi att du drivs av möjligheten att jobba i en verksamhet som är mitt uppe i ett stort förändringsarbete. Du har en god förmåga att jobba i ett högt tempo och samtidigt skapa dig en överblick över helheten. Du är lyhörd och strukturerad samt har en god förmåga att förutse behov och utifrån dem planera ditt arbete. Arbetet innebär att vara en stödfunktion till kärnverksamheten, vilket ställer krav på hög servicekänsla och ett professionellt bemötande. Du behöver också ha förmåga att tolka och omsätta lagar och avtal inom lön- och arbetstid i praktiken. 

 Du ska också ha:


• Relevant eftergymnasial utbildning med inriktning mot HR/administration alternativt annan utbildning i kombination med arbetslivserfarenhet som SiS anser vara likvärdig
• God kunskap om och förståelse för lagstiftning och regelverk om arbetstid
• Erfarenhet av att ha arbetat med HR-administration
• Goda kunskaper i Officepaketet

Det är meriterande med kunskaper inom personal- och bemanningssystem, t.ex. Besched, liksom meriterande med erfarenhet av ekonomiadministration. 

Vänligen bifoga betyg/examensbevis till ansökan. Betyg/examensbevis utfärdade i annat land ska vara översatta och validerade i Sverige via Universitet- och högskolerådet (UHR). 

På SiS månar vi om ett gott medarbetarskap. Det innebär att du som medarbetare tar ansvar för ditt arbete, bidrar till utveckling och medverkar till ett gott samarbete. Läs mer om vårt medarbetarskap.

Anställning: 
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. 

Välkommen med din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast 2026-01-25.

 

SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

För arbete på våra institutioner gör SiS registerkontroll innan anställning.

Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

OBS! Om du har skyddade personuppgifter ska du inte söka via rekryteringssystemet. Kontakta i stället den som står som kontaktperson i annonsen. Visa mindre

Nu söker vi 2 vikarierande bemanningsplanerare till Arbetsgivarenheten.
Arbetsgivarenheten vid Kalix Kommun består av fyra funktioner; HR, Lön, Företagshälsovård och Bemanning. Enheten är en stödfunktion som bistår organisationen med strategiskt, operativt och administrativt stöd inom det personaladministrativa området. Arbetsgivarenheten är placerad i Kalix Kommunförvaltning på Nygatan 4 i centrala Kalix och leds av Kalix kommuns HR-chef.

Vill du också vara med och göra Kalix Kommun bättre? Välkommen med din ansökan!

Dina arbetsuppgifter
Som bemanningsplanerare har du en central roll i Kalix kommuns kompetensförsörjning. I ditt arbete som bemanningsplanerare arbetar du med verktygen Time Care Pool och Time Care Planering, dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för att bokningar av vikarier från organisationens enheter blir tillsatta. I denna roll har du även nära kontakt med våra timvikarier vilka du kommunicerar med kring anställningsavtal, bokningar och annat som rör deras anställning i Kalix Kommun. Arbetet innebär också handledning gentemot chefer och beställare i Time Care-verktygen. En del av ditt arbete kan även bli att ansvara för granskning och publicering av platsannonser i IT-verktyget Talent Recruiter. Med hjälp av IT-verktyget WinLas besvaras chefers och arbetsledares frågor kring anställningstid och vissa arbetsrättsliga frågor rörande bland annat företrädesrätt till återanställning.

Bemanningsfunktionen består av tre bemanningsplanerare och en bemanningsadministratör. Du har även ett nära samarbete med Arbetsgivarenhetens övriga funktioner: HR och Lön

Vi söker
Vi söker dig som har gymnasieutbildning. Erfarenhet av arbete i IT-verktygen Time Care Pool, Time Care Planering och/eller erfarenhet av bemanningsarbete med andra IT-verktyg är mycket meriterande, särskilt från arbete inom kommunal verksamhet. Du ska trivas med att både arbeta självständigt i ett högt tempo samt föra ett nära samarbete med chefer och beställare, för att kunna prioritera och ta beslut i ärenden. Arbetet innebär många kontaktytor och vi söker dig som är engagerad, lösningsfokuserad och har lätt för att skapa goda relationer och vi lägger därför stor vikt vid personliga egenskaper.

Anställningen innebär till stor del arbete med IT-verktyg samt kommunikation i tal och skrift, vi ser därför gärna att du som söker har goda kunskaper i det svenska språket samt att du är van vid och trivs med att arbeta med IT-verktyg.


Övrigt
Kommunledningsförvaltningen ligger under kommunstyrelsen och inkluderar arbetsgivarenheten, ekonomienheten, näringslivsenheten, säkerhetsenheten samt staben. Förvaltningsarbetet leds av kommundirektören som är direkt underställd den politiska ledningen. Kommunledningsförvaltningens arbete utgår från en kommungemensam värdegrund och ansvarar för mycket av servicen till bland annat den interna och politiska organisationen.

Kalix kommun är ett förvaltningsområde för finska och meänkieli. Kunskaper i dessa är meriterande.
Din ansökan behandlas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser. Visa mindre

Kommunledningsförvaltningen ligger under kommunstyrelsen och inkluderar arbetsgivarenheten, ekonomienheten, näringslivsenheten, säkerhetsenheten samt staben. Förvaltningsarbetet leds av kommundirektören som är direkt underställd den politiska ledningen. Kommunledningsförvaltningens arbete utgår från en kommungemensam värdegrund och ansvarar för mycket av servicen till bland annat den interna och politiska organisationen.



Arbetsgivarenheten vid Kalix Kommun består av fyra funktioner; HR, Lön, Företagshälsovård och Bemanning. Enheten är en stödfunktion som bistår organisationen med strategiskt, operativt och administrativt stöd inom det personaladministrativa området. Arbetsgivarenheten är placerad i Kalix Kommunförvaltning på Nygatan 4 i centrala Kalix och leds av Kalix kommuns HR-chef.



Arbetsuppgifter

Som bemanningsplanerare har du en central roll i Kalix kommuns kompetensförsörjning. I ditt arbete som bemanningsplanerare arbetar du med verktygen Time Care Pool och Time Care Planering, dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för att bokningar av vikarier från organisationens enheter blir tillsatta. I denna roll har du även nära kontakt med våra timvikarier vilka du kommunicerar med kring anställningsavtal, bokningar och annat som rör deras anställning i Kalix Kommun. Arbetet innebär också handledning gentemot chefer och beställare i Time Care-verktygen. En del av ditt arbete kan även bli att ansvara för granskning och publicering av platsannonser i IT-verktyget Talent Recruiter. Med hjälp av IT-verktyget WinLas besvaras chefers och arbetsledares frågor kring anställningstid och vissa arbetsrättsliga frågor rörande bland annat företrädesrätt till återanställning.



Bemanningsfunktionen består av tre bemanningsplanerare och en bemanningsadministratör. Du har även ett nära samarbete med Arbetsgivarenhetens övriga funktioner: HR och Lön



Kompetenser

Vi söker dig som har gymnasieutbildning. Erfarenhet av arbete i IT-verktygen Time Care Pool, Time Care Planering och/eller erfarenhet av bemanningsarbete med andra IT-verktyg är mycket meriterande, särskilt från arbete inom kommunal verksamhet. Du ska trivas med att både arbeta självständigt i ett högt tempo samt föra ett nära samarbete med chefer och beställare, för att kunna prioritera och ta beslut i ärenden. Arbetet innebär många kontaktytor och vi söker dig som är engagerad, lösningsfokuserad och har lätt för att skapa goda relationer och vi lägger därför stor vikt vid personliga egenskaper.



Anställningen innebär till stor del arbete med IT-verktyg samt kommunikation i tal och skrift, vi ser därför gärna att du som söker har goda kunskaper i det svenska språket samt att du är van vid och trivs med att arbeta med IT-verktyg.



Övrigt

Tidsbegränsad anställning på heltid 100% fr.o.m. 2024-05-27 t.o.m. 2024-07-14, eller tillträdesdag enligt överenskommelse.

Ansökningar tas emot t.o.m. 2024-04-07



Kalix kommun är ett förvaltningsområde för finska och meänkieli. Kunskaper i dessa är meriterande.

Din ansökan behandlas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).



Kontaktpersoner

Rekryterande chef

Åsa Mohss, 0923–65343.



Facklig representant

Kristina Henriksson, Vision, nås via växeln 0923–65000



Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser. Visa mindre

Välkommen till IVAK i Kalix. Här tar vi hand om den akut sjuka patienten i ett unikt samarbete mellan akutmottagning och intensivvård. Nu har du chansen att bli vårt administrativa stöd och koordinator i den dagliga verksamheten.



Vi söker

Vi söker dig som har mycket goda kunskaper i svenska, i tal och skrift. Vi ser gärna att du har administrativ utbildning, kunskaper i VAS samt arbetserfarenhet inom vård- och omsorg alternativt erfarenhet av arbete med personal- eller schemaplanering. Som person är du strukturerad i ditt arbetssätt, flexibel och motiveras av att arbeta både självständigt, såväl som i grupp. Du är relationsskapande och kreativ i ditt tankesätt samt har en god problemlösningsförmåga. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.



Det här får du arbeta med

Huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att lösa den dagliga bemanningen av sjuksköterskor och undersköterskor på enheten. Du har en koordinatorfunktion i den dagliga styrningen vad gäller att lösa korttidsbemanning och se över ledighetsansökningar. Du har en tät kommunikation med medarbetare samt enhetschef för att se till att varje arbetspass har den personal som behövs. Du är en del av schemaplaneringen inför varje schemaperiod. Du kommer också vara ett stöd till verksamheten vad gäller förberedelse av behörigheter för ny personal samt introduktion i journalsystemet VAS. Tjänsten innebär även att du avlastar enhetscheferna med vissa administrativa uppgifter. Varierande arbetsuppgifter som kan ändras efter behov.   



Det här erbjuder vi dig

- Utvecklings- och karriärmöjligheter där du får vara med och skapa framtidens hälsa och vård

- Hälsofrämjande arbetsplatser med tillgång till friskvårdsaktiviteter och friskvårdsbidrag

- Länk till våra förmåner: https://www.norrbotten.se/sv/jobba-hos-oss/anstallningsvillkor-och-utveckling/


Information om tjänsten

Tjänsten är tillsvidare, heltid, förlagt under dagtid. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag.


Region Norrbotten tillämpar individuell lönesättning enligt kollektivavtal.



Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Kommunledningsförvaltningen ligger under kommunstyrelsen och inkluderar arbetsgivarenheten, ekonomienheten, näringslivsenheten, säkerhetsenheten samt staben. Förvaltningsarbetet leds av kommundirektören som är direkt underställd den politiska ledningen. Kommunledningsförvaltningens arbete utgår från en kommungemensam värdegrund och ansvarar för mycket av servicen till bland annat den interna och politiska organisationen.

Arbetsgivarenheten består av fyra funktioner; HR, lön, bemanning och företagshälsovård. Enheten är en stödfunktion som bistår organisationen med strategiskt, operativt och administrativt stöd inom det personaladministrativa området. Arbetsgivarenheten är placerad i Kalix kommunförvaltning på Nygatan 4 i centrala Kalix och leds av Kalix kommuns HR-chef. Bemanningsfunktionen består av en bemanningadministratör och tre bemanningsplanerare.

Arbetsuppgifter
Som bemanningsadministratör kommer du att besvara chefers och arbetsledares frågor kring anställningstid och företrädesrätt med hjälp av IT-verktyget WinLas, samt hantera vissa övriga arbetsrättsliga frågor rörande bland annat rekrytering. Du har även ett nära samarbete med Arbetsgivarenhetens funktioner HR och Lön.

Du har en central roll i Kalix kommuns kompetensförsörjning. I ditt arbete som bemanningsadministratör arbetar du med verktygen Time Care Pool och Time Care Planering och du ansvarar för bokningar av vikarier till organisationens enheter. I denna roll har du även nära kontakt med våra timvikarier, vilka du kommunicerar med kring anställningsavtal, bokningar och annat som rör deras anställning i Kalix kommun.

Arbetet innebär bland annat handledning gentemot chefer och beställare i Time Care-verktygen. Du kommer även att ansvara för administration och förvaltande av rekryteringsverktyget Talentech (tidigare HR-Manager) samt rutinerna kring annonsering. Du kommer att handleda användare av verktyget samt ansvara för granskning och publicering av platsannonser.

Kompetenser
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning som personalvetare. Du trivs med att både arbeta självständigt i ett högt tempo och kan föra ett bra samarbete med chefer och beställare. Du kan prioritera och ta snabba beslut. Arbetet innebär många kontaktytor och vi söker dig som är engagerad, lösningsfokuserad och har lätt för att skapa goda relationer. Du bör vara trygg med att hålla presentationer inför större grupper. Vi lägger därför stor vikt vid personliga egenskaper.

Kunskap och erfarenhet av arbete i IT-verktygen WinLas och Talentech är mycket meriterande. Även erfarenhet av arbete i IT-verktygen Time Care Pool, Time Care Planering och/eller erfarenhet av bemanningsarbete med andra IT-verktyg är meriterande, särskilt om du arbetat inom kommunal verksamhet. 

Rollen innebär till stor del arbete med IT-verktyg samt kommunikation i tal och skrift, vi ser därför gärna att du har goda kunskaper i det svenska språket samt att du är van vid och trivs med att arbeta med IT-verktyg. Du bör ha goda kunskaper i MS Office Word och MS Office Excel.

Övrigt
Tidsbegränsad anställning på heltid fr.o.m. 2022-02-14 t.o.m. 2023-03-05.
Ansökningar tas emot t.o.m. 2022-01-09.

IT-kunskap erfordras. 

Kalix kommun är ett förvaltningsområde för finska och meänkieli. Kunskaper i dessa är meriterande.
Din ansökan behandlas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).

Kontaktpersoner
Rekryterande chef
Åsa Mohss, HR-chef, telefon 0923-653 43.

Fackliga representanter
Kristina Henriksson, Vision, nås via växeln 0923-65000.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonser. Visa mindre